Zeitspartipp 2. Schritt Ablagesysteme und Papierknotenpunkte einrichten

Nach dem der erste Schritt getan ist, kann es nun daran gehen, ein effektives System für das Verbliebene aufzubauen. Dieses Ablagesystem bildet die Grundlage für die Einrichtung der entscheidenden Papierknotenpunkte, als auch der Organisation aller anderen Arbeitsmittel einschließlich des Computers.

Hierfür sollten ausreichende Abstellmöglichkeiten im Schreibtisch, in anderen Schubladen, Schränken oder auf Regalen vorhanden sein.

Die am häufigsten verwendeten Papiere und Arbeitsmittel sollten in Griffnähe liegen. Berücksichtigt aber bitte, dass der Schreibtisch eine Arbeitsfläche ist, auf der sich nur die Papiere befinden, mit denen man gerade arbeitet. Alles Andere hat dort nichts zu suchen.

Sortiert nun Eure Papiere und Studienmaterialien nach der vorrausichtlichen Häufigkeit ihres Gebrauches!

Legt dann vier bis fünf Ablagekörbe an:

1) Einen Ablagekorb für alle Neueingänge. Hier kommt alles hinein, was an einem Arbeitstag an Post oder neuen Unterlagen und Mitteilungen anfällt, aber nicht sofort erledigt werden kann, oder für deren Bearbeitung Ihr noch keine Zeit eingeplant habt.

Gewöhnt Euch an, das, was Ihr herausnehmt, dann auch in Angriff zu nehmen. Und als zweite Gewohnheit, ihn spätestens am Samstag nachmittag jeder Woche soweit wie möglich geleert zu haben.

2) Einen Ablagekorb für Laufendes. Das sind die Dinge, die teilweise schon angefangen und bearbeitet, aber noch nicht zu Ende gebracht werden konnten, weil sie z.B. von anderen Dingen, Personen, Ämtern etc. abhängig sind, die nicht Eurer Kontrolle unterliegen. Die Verweildauer der laufenden Dinge sollte allerdings nicht mehr als 1 – 3 Tage betragen.

3) Einen Ablagekorb für Ausgehendes. Das sind alle Papiere, die fertig bearbeitet wurden, aber noch nicht weitergegeben oder zur Post gebracht worden sind. Wenn möglich, leert diesen Ablagekorb spätestens am Ende des Tages!

Beachtet: Der Ablagekorb ist nicht für Papiere gedacht, die zu den Akten gehören. Diese sollten immer sofort zu den Akten gelegt werden.

4) Für Fach- oder sonstige Literatur, die ihr unbedingt noch lesen wollt, richtet ihr eventuell einen zusätzlichen Ablagekorb ein.

Alle hier aufgeführten Ablagekörbe sind für Aufgaben gedacht, die im Verlauf von höchstens ein paar Tagen abschließend erledigt werden können.

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