Zeitspartipp 4. Schritt Arbeits-,Nachschlage- und Archivakten im Detail

Die verschiedenen Kategorien von Akten sind die entscheidenden Papierknotenpunkte, um mit der Arbeitsflut zurecht zu kommen! Wichtig dabei ist ein Aktensystem zu entwickeln, das die gesamte Arbeit berücksichtigt und gleichzeitig leicht verständlich ist. Die Entscheidung, wo ein Dokument abgelegt werden soll, wird vereinfacht und Ihr wisst, wo Ihr das, was Ihr benötigt, suchen müsst.

Ihr solltet das System, wie auch alles andere zuvor, nach den entscheidenden Angelegenheiten einteilen, einschließlich der zu Ihrer Erledigung erforderlichen Aktivitäten und Informationen.

Man unterscheidet 3 Arten von Akten: Arbeitsakten, Nachschlageakten und Archivakten, deren Eigenschaften und Einrichtung wir im Folgenden beschreiben.

Arbeitsakten

Für 80 Prozent Eurer Arbeit braucht Ihr 20 Prozent Eurer Arbeitsakten. Bewahrt diese in Griffnähe und getrennt von den anderen Akten auf! Richtet jeweils eine Arbeitsakte für

  • Schnellzugriffsinformationen,
  • Routineaufgaben,
  • laufende Projekte, Studienarbeiten etc.
  • und für die Wiedervorlage ein.

Akte für Laufendes

Um nicht mit einer sehr umfangreichen Akte für Laufendes arbeiten zu müssen, könnt Ihr für diese auch ein alphabetisches Aktensystem einrichten, mit dem Ihr auch kleinere Einzelaufgaben leicht finden könnt. Durch die alphabetische Ablage braucht Ihr nicht fortwährend neue Hängemappen, Beschriftungen etc. anzulegen.

Wiedervorlagemappe

Wichtig an der Wiedervorlagemappe ist, dass sie normalerweise aus 2 Teilen besteht: Die erste ist für jeden Monat im Jahr von 1 bis 12, die zweite für die Monatstage von 1 bis 31 durchnummeriert.

Die Wiedervorlagemappe wird für längerfristig und weiter zu verfolgende Angelegenheiten gebraucht. Dinge die behandelt werden müssen, werden unter dem entsprechenden Tag des laufenden Monats abgelegt.

Schaut die Wiedervorlagemappe jeden Tag nach Aufgaben durch. Dinge die erst im nächsten Monat zu erledigen sind, werden in den entsprechenden Monatsordnern einsortiert. Am Ende des Monats nehmt die Angelegenheiten aus dem Ordner für den entsprechenden Monat heraus und ordnet sie den entsprechenden Tagen zu.

Nachschlageakten

Nachschlageakten beinhalten folgende Dinge:

  • Material für zukünftige Projekte,
  • vergangene Projekte, auf die man sich bezieht,
  • Informationen über Ressourcen (wo bekomme ich was her! )
  • Informationen über Mitarbeiter,
  • Verwaltungsdaten,
  • Budgetinformation, Abrechnungen, Quittungen, Garantiescheine, Miet- und sonstige Verträge, KFZ-Schein etc.

Berücksichtigt bei der Einrichtung Eurer Nachschlageakten folgende Punkte:

  • Welche Informationen möchtet Ihr aufbewahren?
  • Wie findet Ihr in den Nachschlageakten am besten etwas wieder?

Hier ein paar Tipps, wie Ihr Eure Nachschlageakten strukturieren könnt:

  • Schreibt auf, wovon die abzulegenden Papiere handeln. Vergleicht diese Liste mit den zentralen Bestandteilen Eurer Arbeit. Z.B. Studienarbeit, Seminarvortrag, Auslandsaufenthalt, Klausur- oder Prüfungsvorbereitung etc..
  • Beschriftet Aktendeckel entsprechend den Kategorien klar und deutlich.
  • Sortiert vorhandene Akten aus und werft unnötige Papiere weg.
  • Verwendet Hängeregistraturen oder Ordner und richtet ein oder mehrere Kategorien ein!
  • Ordnet die Akten innerhalb einer Kategorie oder Unterkategorie alphabetisch.
  • Beschriftet die Fächer und Aktendeckel mit grossen, leicht lesbaren Buchstaben, damit das Entnehmen und Zurücklegen der Akten einfach und schnell geschiehtt.

Archivakten

Archivakten werden meistens für den allgemeinen Gebrauch eingerichtet. Sie können anders strukturiert und katagorisiert sein als die anderen Akten. Dabei könnt Ihr z.B. verschiedene Kategorien von Archivakten einrichten. Ein Archivsystem, mit dem Ihr für das Studium arbeitet und ein Persönliches, das für alles Private ist, also für nicht studienrelevante Angelegenheiten.

Die persönlichen Archivsysteme können z.B. auch im Kleiderschrank oder weit vom Arbeitsplatz entfernten Schränken oder unter dem Bett aufbewahrt werden, da man auf diese Akten, Papiere, Dokumente ja sehr selten zugreifen muss! Archive mit z.B. Schulunterlagen können eventuell ja auch bei den Eltern zwischengelagert werden.

Für die optimale Gestaltung sollte man sich folgende Fragen stellen:

  • Lohnt sich die Erstellung eines Indexsystems?
  • Kann man leicht an die archivierten Dokumente herankommen?
  • Sind Dokumente in ausgelagerten Archiven sicher?
  • Kannst Du Dich darauf verlassen, dass Du die benötigten Dokumente wiederfindest?
  • Hast Du das Archivsystem in der letzten Zeit einmal getestet?

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