Zeitspartipp 5. Schritt Akten einteilen und beschriften

Die einfachste Methode ist die, mit wenigen, aber klar definierten Allgemeinkategorien zu arbeiten. Verwendet als Bezeichungen Begriffe, auf die man zuerst kommen würde. Diese sollten für sich selbst sprechen und zur Not, z.B. bei einem Krankenhausaufenthalt, auch von Anderen verstanden werden können.

Ein anderer findet sich dann leicht zurecht und kann Euch die benötigten Unterlagen schnell und sicher beibringen. Und Ihr selbst habt es mit Eurem Ablagesystem dann vermutlich auch leichter.

Hauptsächlich sollte also mit umfassenden Kategorien gearbeitet werden. Beschriftet sowohl Fächer, Regale, als auch die darin abgelegten Akten und benutzt leicht lesbare, grosse Buchstaben. Am besten Schwarz auf Weiß!

Oder auch nach einem bestimmten Farbschema codiert. Wenn ihr z.B. Ingenieurwissenschaften studiert nehmt Ihr farbige Ordner: für Mechanik schwarz, für Thermodynamik rot und für Messtechnik grün.

Tips für euer Ablagesystem:

  • Verwendet eine Hängeregistratur. Hängemappen erleichtern das schnelle Wiederfinden und das korrekte Zurücklegen von Akten. Hängeregistraturen können mehrere Aktendeckel zum gleichen Thema enthalten.
  • Beschriftet die Akten mit grossen, klaren Buchstaben. Das erleichtert das Wiederauffinden und Zurücklegen.
  • Reiht Unterkategorien versetzt hinter die entsprechend übergeordneten Kategorien. Das vereinfacht den Überblick und das schnelle Finden der Akte. Farbetiketten für die einzelnen Kategorien erleichtern das Überfliegen zusätzlich.
  • Führt ein Indexsystem ein. Es erleichtert das Wiederfinden, verhindert die doppelte Aktenführung und koordiniert die gemeinsame Verwendung von Akten.

Die investierte Zeit und Mühe lohnen sich und es ist es wert, seinen Arbeitsplatz so zu organisieren.

Es ist allerdings viel einfacher, ein System für die greifbaren Dinge zu entwickeln, als für die nicht greifbare Welt der modernen elektronischen Hilfsmittel.

Baut euch deshalb ein System in der LowTech-Welt auf und benutzt es als Modell für eure elektronischen Medien. Die Prinzipien sind in beiden Fällen die gleichen.

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