Zusammenfassung Zeitspartipp – Ablagesysteme

Schritt 1: Unordnung beseitigen

In diesem Schritt geht es darum, den Arbeitsbereich zu organisieren und Rückstände aufzuarbeiten. Dazu werden vermutlich mehrere Tage benötigt. Damit ihr Euch voll und ganz auf diese Aufgabe konzentrieren könnt, solltet Ihr im voraus eine gewisse Zeit dafür einplanen. Räumt in einem ersten Teilschritt alle übriggebliebenen Papiere und Dokumente aus den Schubladen, Regalen und Eurer Aktentasche und legt alles auf den Schreibtisch. Sortiert vor und entledigt Euch von allem bzw. werft alles weg, was Ihr nicht mehr benötigt. Geht dann über zu:

Schritt 2: Ablagesysteme und Papierknotenpunkte einrichten

Hier geht es um den Aufbau eines effektiven Ablagesystems. Hierfür werden 4 bis 5 Ablagekörbe benötigt: Eingangskorb für alles Neue, Korb für Laufende Arbeiten, die im Moment nicht erledigt werden können, Ausgangskorb für Papiere, die erledigt sind, Korb für zu Lesendes, in dem Material kommt, welches zu einer bestimmten Zeit zu lesen ist. Eventuell richtet ihr noch einen Ausgangskorb für Dinge ein, die Ihr zur Post oder am nächsten Tag mit zu Ämtern nehmen wollt.

Schritt 3: Ordnung für alles Andere

Richtet Euch Ablagesysteme für die Organisation aller anderen Medien ein, wie z.B. Bücher, Regale, Aktentaschen, Arbeitsuntensilien, CD’s etc. . Kategorisiert alles nach Aufgaben oder Verantwortlichkeit, beschriftet alles eindeutig und legt es an die bereit gestellten Plätze und Behälter.

Listet fehlende Arbeitsmaterialien und Hilfsmittel auf, besorgt sie Euch oder ersetzt Schadhafte. Sortiert alles in dafür bereitgestellte Schubladen, z.B. mit Einsätzen oder in grössere Behältnisse.

Schritt 4: Arbeits-, Nachschlage- und Archivakten

Richtet Euch Arbeits-, Nachschlage- und Archivakten ein, um die Masse der eingehenden Papiere und Euren Arbeitsablauf in den Griff zu bekommen. Dazu gehört auch die Anlage einer Wiedervorlagemappe.

Schritt 5: Akten einteilen und beschriften

Und nun geht es an den zweiten Teilschritt von Schritt 1: Unordnung beseitigen

Nehmt nun das oberste Blatt oder die oberste Akte auf Eurem Schreibtisch und bearbeitet sie:

  • entweder bis zum Ende;
  • legt das Papier im Korb für Laufendes ab, wenn Ihr es nicht bis zum Ende bearbeiten könnt;
  • legt das Papier in den Arbeitsakten ab, falls Ihr es für laufende Vorhaben benötigt;
  • legt das Papier zu den Nachschlageakten, falls Ihr das Papier noch einmal benötigt, aber aktuell nicht damit arbeitet;
  • legt das Papier zu den Archivakten;
  • delegiert die mit dem Papier in Zusammenhang stehende Aufgabe;
  • werft das Papier weg, falls es belanglos, unbrauchbar oder bereits bearbeitet ist.

Während dieser Arbeit werden Euch zahlreiche Ideen und Einfälle kommen, was noch alles erledigt werden muss oder getan werden sollte. Alles was immer wieder aufgeschoben und dann doch nicht erledigt wurde.

Bringt auch all das zu Papier, arbeitet es sobald wie möglich im Rahmen dieser Aktion ab. Falls es aufwendigere Aktionen sind, tragt es erst mal in eine ToDo-Liste Eures Zeitplanbuches ein und bestimmt dafür einen Termin zur Erledigung.

Macht damit immer weiter, bis alles erledigt ist. Alles was Ihr nicht schafft, ab ins Zeitplanbuch, welches Ihr Euch falls Ihr keins hattet, hoffentlich mittlerweile besorgt habt!

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